Notulen van de Algemene Vergadering van 28/02/2009.
De voorzitter verwelkomt alle aanwezigen.
Alvorens de dagorde aan te vatten wordt de lijst van de organisatoren en de medeorganisatoren overlopen. De aan- en afwezigheden worden door de secretaris genoteerd.
Vervolgens deelt de voorzitter mee dat er 2 bestuurswijzigingen zijn. Gelet op het ontslag van Paul Herman, zal Luc Fraipont voorlopig deel uitmaken van het bestuur om de homologaties te doen. Vanaf 1 januari 2009 moeten de deelnemersformulieren naar hem worden gezonden. Hij stuurt de lijsten naar de organisatoren per e-mail of per post. Bovendien hebben wij aan Frank Rottiers gevraagd om Paul Van Herreweghe bij te staan om de rekeningen te maken en contacten te leggen met Frankrijk.
Antoine deelt mee dat beslist werd buitenlandse Euraudaxleden ( vooral Nederlanders en Duitsers) uit te nodigen op de Algemene Vergadering en hun stemrecht te geven. De Algemene vergadering gaat hiermee akkoord.
I Financieel verslag
Yves deelt het volgende mede:
Op 31.12.2007 hadden wij in kas en bank: 3.823,21€.
Op 31.12.2008 bedroeg dit 5.479,85€. Op dit moment is dit opgelopen tot 7.358,51€ omdat Paul Herman de vorige Euraudaxrekening heeft afgesloten en het saldo op de huidige rekening van Euraudax heeft overgeschreven.
De aandacht dient echter gevestigd op het feit dat er problemen zijn met Frankrijk op het niveau van de aankopen van arenden en schelpen en dat geen enkele betaling meer werd verricht sinds juni 2007.
II Jaarlijkse brevetten
In 2007 organiseerden wij 68 tochten en hadden in totaal 4923 wandelaars.
In 2008 organiseerden wij eventueel tochten en telden slechts 4374 wandelaars zijnde een vermindering van 549 wandelaars, een gemiddelde van 8 per wandeltocht.
Antoine geeft het woord aan de andere bestuursleden om na te gaan of er problemen zijn.
Arenden en schelpen.
Paul Van Herreweghe gaat aan Alain Lammers vragen of die nog in Frankrijk kunnen worden gemaakt.
Op het niveau van het secretariaat is alles in orde en de materiaalverantwoordelijke heeft evenmin problemen.
Onze webmaster deelt mee dat hij 133 newsletters verstuurt. De vertalingen gebeuren door Yves en Lydia. Foto’s krijgt hij toegestuurd door Lucia, Joost Van Coppenolle en anderen. Tijdens de periode van 1 maart 2008 tot 28 februari 2009 werd de website 18.000 maal bekeken. Prospectussen krijgt hij toegezonden door Kim Geudens. Veranderingen van startplaats stuurt hij door per newsletter. Het palmares is ter beschikking op de website.
Jacky meldt dat er naar aanleiding van de ster bij Andre Degransart zes wandelaars betaald hebben voor een medaille. Antoine antwoordt dat wij naar een oplossing zoeken maar dat hiervoor geen aparte matrijs kan worden gemaakt.
Het gebruik van reflecterende kledij is verplicht op afstanden van 50 Km in de winter. Op elke tocht zijn er reflecterende vesten die kunnen gekocht worden aan 3€ in plaats van aan 5€. Willy Persijn stelt voor dat de organisatoren op hun folders vermelden dat reflecterende kledij noodzakelijk is. Controles zullen worden uitgevoerd en er wordt overwogen boetes op te leggen.
Antoine deelt mee dat er op de 25Km voldoende rust moet worden gegeven ( minimum 50 minuten).
IV. Reglement verkeersveiligheid
(dit werd vernomen op de website: www.bivv.be)
Er dient volgend onderscheid te worden gemaakt:
Oversteekplaatsen voor voetgangers met verkeerslichten.
De groep mag oversteken van zodra het voetgangerslicht op groen springt. Als het voetgangerslicht op rood springt terwijl jij aan het oversteken bent, dan mag je op een normale wijze verder oversteken. Wie zich op dat moment echter nog op het trottoir bevindt, mag niet meer oversteken. ( zelfs als je in groep bent)
Op kruispunten zonder verkeerslichten mag de leider het verkeer stilleggen door middel van een schijf waarop het verkeersbord C3 is afgebeeld. Hij mag de weggebruikers aanwijzingen geven om de veiligheid van de groep te verzekeren.
Er wordt gemeld dat Frank Rottiers aan alle rode lichten stopt.
Er wordt voorgesteld te groeperen alvorens over te steken. Op vraag van Dirk Cooman wordt beloofd dit duidelijk op papier te zetten.
V Wie mag organiseren?
Er wordt duidelijk gesteld dat de organisator moet aanwezig zijn op zijn tocht. De organisator en de 2de man moeten in orde zijn. De 2de man moet het parcours kennen zodat hij op om het even welk ogenblik de leiding kan overnemen. Een persoon die niet in orde is kan eventueel zijn medewerking verlenen maar kan niet worden vermeld als organisator op de kalender. Een echtpaar kan geen organisator en co-organisator zijn. Er doen zich enkele problemen voor op tochten zoals in Lommel bij Louis Jansen en in Virginal bij Marc Ducochet.
De voorzitter vraagt aan de kalenderverantwoordelijke hier nauwlettend op toe te zien bij de samenstelling van de kalender voor 2010.
De kalenderverantwoordelijke deelt mee dat de voorstellen voor de tochten worden verwacht op 15.05.09. Gaten kunnen eventueel worden opgevuld tot 10.06.09. De kalender zal worden voorgelegd op 13.06.09 en definitief worden goedgekeurd. . Verder deelt hij mee dat hij geen wijzigingen meer doorgeeft aan Frankrijk of Aktivia in augustus of september.
VI. Prijzen van de brevetten in 2010.
Vanaf 1.1.2010 mag er vanaf de afstand van 75 Km 2€ meer worden gevraagd. Dit zijn maximumprijzen Op de urenlopen moet men de prijzen eventueel aanpassen rekening houdende met hetgeen de wandelaars krijgen.
Voor de Belgische wandelaars die niet aangesloten zijn bij een erkende wandelvereniging dient 0,40€ te worden betaald voor de verzekering bij Aktivia. Bijgevolg staat het de organisatoren vrij het inschrijvingsgeld te verhogen met 0,40€.
VII Varia
Frank Rottiers vindt het niet verantwoord dat seingevers drankgelegenheden binnenstappen om alkoholische dranken te gebruiken. Volgens hem hebben zij een grote verantwoordelijkheid. Hij stelt zich de vraag waar wij staan met de veiligheid. Zaklampen en reflecterende kledij volstaan niet. Het bestuur zal dit probleem bestuderen.
Hij kaart de slachtofferrol van de laatste man aan. Een laatste man is in principe de laatste man van de groep maar er kan van hem niet verwacht worden dat hij moet achterblijven omdat er wandelaars niet kunnen volgen. Als de laatste man steeds moet achterblijven verliest hij van zijn rust.
’s Nachts moeten goed begaanbare wegen worden genomen en geen boswegels zoals in Virginal het geval was.
De vraag wordt gesteld of er dit jaar toeristische sterren zijn. Antoine zal in augustus een toeristische ster in Brussel organiseren.
Wat moet men doen om in orde te zijn om te kunnen organiseren?
-.2x 100Km of meer bij 5 verschillende organisatoren in België gewandeld hebben in de periode van 1/1 tot 31/12 van het kalenderjaar voorafgaand aan de A.V.
-.of 5x 25 Km en bij 5 verschillende organisatoren in België gewandeld hebben tijdens dezelfde periode.
Hoeveel mag de werkelijke afstand afwijken van de officiële?
Er is geen reglement maar er wordt gesteld dat op een afstand van 100Km de werkelijke afstand 97 of 98 Km rekening houdende met het parcours bedraagt, dit perfect is. De organisator moet op tijd binnenkomen, het is belangrijk te rusttijden en de snelheid te respecteren.
Verder wordt er aan de wandelaars gevraagd hun werkelijke club te vermelden, dit om problemen te vermijden bij eventuele ongevallen.
Aan de webmaster wordt gevraagd om het aantal deelnemers aan een wandeltocht op de website te zetten.
De wijziging van startplaats in Lommel wordt vermeld.
Marc Libion deelt mee dat de tocht op 9 en 10 mei in de Ardèche afgelast is.
De voorzitter schetst in het kort het probleem met Frankrijk. De toestand is niet veel veranderd sinds Haaltert. Vandaag is er een officiële vergadering in Troyes. De wielertoeristen hebben beslist dat om een arend te behalen men verplicht is deel te nemen aan de tocht in Parijs. Wat de urenbrevetten betreft moet iedereen bij het begin starten. Geen aandenken meer voor de 5de en de 10de arend. Hij oordeelt dat België niet de leiding hoeft te nemen. Elk land zou een verantwoordelijke moeten hebben. Om veiligheidsredenen stelt hij voor de term audax niet meer te gebruiken vermits de Fransen er een patent op hebben maar wel overal Euraudax te vermelden. Kim Geudens meldt dat hij zijn folders gaat veranderen. Wat de arenden en schelpen betreft wordt overwogen deze in België te laten maken. Contacten werden reeds gelegd met een firma maar er wordt gewacht op het resultaat van de onderhandelingen tussen Paul Van Herreweghe en Alain Lammers.
De vergadering wordt gesloten om 17.30.
EURAUDAX BELGIE – AKTIVIA 258.